¡Mis mejores tips de productividad!

¡Hola chicas!

Como les he comentado en otras oportunidades, me encanta todo lo relacionado a temas de productividad y cómo ser más eficientes en el día a día.

Algunas de ustedes, me han dicho que les gustaría que escriba un poco más sobre este tema, así que aquí les traigo algunos de los tips de productividad que yo siempre aplico y que creo que les puede servir muchísimo.

Empecemos:

UNO // Organizar el correo por carpetas

¡Para mí esto es básico! En uno de mis trabajos como practicante, un amigo me comentó cómo él organizaba su correo y la verdad es que desde esa fecha, en cualquier trabajo que haya tenido después, siempre lo he hecho a este modo. Me parece súper práctico y cada vez que puedo, se lo comento a alguien para que lo aplique si le gusta.

Esta técnica es súper sencilla, pero al inicio costará un poquito de trabajo, especialmente si ya tenías una cuenta con varios correos. Esto consiste en crear carpetas para todo lo que necesites (si te olvidas de crear alguna, luego la agregas). Después de haber creado todas las carpetas y haber puesto todos tus correos en una de estas (esto es lo más tedioso), vas a tener una bandeja de entrada totalmente vacía.

Recién aquí empieza lo sencillo, pues cada vez que te llegue un correo nuevo SOLO lo pasarás a una de esas carpetas una vez que hayas dado por finalizado lo que tenías que hacer con él.

Por ejemplo: Si te llega un correo y tienes que...

- leerlo, después de haberlo leído, lo pasas a la carpeta que pertenece.

- contestarlo, después de haberlo contestado, lo pasas a la carpeta que pertenece.

- ejecutar algún pendiente, ¡adivinen qué!, después de haberlo ejecutado, lo pasas a la carpeta que pertenece.

Esto ayudará a tener una bandeja de entrada limpia y solo con tus verdaderos pendientes, personalmente me pasa que cuando veo muchas cosas, se me quitan las ganas de hacerlo, y a veces ni siquiera son acciones que tengo que ejecutar (solo mover a una carpeta especial).

Para ser honesta, en mi correo personal no lo hago (tengo 2 personales, en uno sí y en el otro no). En este organizo las cosas de otra manera, pero si tu correo personal, es mitad personal y mitad profesional (porque quizás eres independiente), te recomiendo que apliques esto de aquí de todas formas, porque te ayudará muchísimo.

DOS // Morning person/Night owl

No sé si han escuchado acerca de estos dos términos, pero básicamente es descubrir cuándo eres verdaderamente productiva. ¿Eres una "morning person" (prefieres trabajar en la mañana) o eres un "night owl" (las noches son tuyas)?

Esto va a depender mucho de los horarios que manejes, quizás es diferente ser independiente, que trabajar en una corporación, que tener 1 hijo o tener ninguno, porque evidentemente todo esto influye en esta clase de decisiones.

Pero al menos, les cuento mi historia:

En la universidad yo era un night owl, de todas maneras era lo que me funcionaba. Trabajaba, estudiaba, hacia un poco de todo, y lo que decidí que mejor iba a funcionar conmigo era estudiar de noche. Se acomodaba a mis horarios y además siempre he sido un poco floja para despertarme muy temprano.

Hoy en día, las cosas han cambiado, tengo un horario diferente al que tenía en la universidad, prefiero levantarme temprano, tengo otra mentalidad y otras necesidades en cuanto al descanso se refiere. Esta opción fue mitad impuesta y mitad decisión propia. Han habido meses en los que me levantaba dos o tres horas antes de lo que necesitaría levantarme por el trabajo, y solo lo hacía para ir a hacer ejercicio.

¿A qué voy con esta historia? Lo que quisiera que comprendan, es que si bien al menos ahora, para mí es preferible e ideal levantarme temprano, y quizás es lo que recomendaría; está bien si por ahora tu rutina más potente y más productiva es en la noche. Si vas a hacer una misma tarea, y en la mañana te demoras 2 horas y en la tarde 30 minutos, claramente la noche es para ti.

Casi siempre es ideal ser una morning person, porque por el trabajo, la escuela, y las actividades que usualmente tenemos que hacer, se dan en la mañana. Pero hay una frase súper cortita que me encanta y es: YOU DO YOU; es decir, haz lo que te funcione, aquí nadie tiene que juzgar :)

TRES // Dile NO a la multitarea

Esto es algo que te recomiendo de todas maneras, sin falta. Siempre escuché que el multitasking era lo mejor de lo mejor, que era la forma de hacer varias tareas a la vez; y pues sí, esa parte es cierta, pero lo que no te dicen es ¿cuánto tiempo te demoras haciendo cada tarea? y ¿cuánto te demoras entre concentrarte en una cosa y luego pasar a otra y luego regresar a la primera y así muchas veces más?

OJITO, OJITO, no digo que esto sea fácil. Es complicado concentrarte en algo y que justo aparezca un nuevo pendiente y no estar tentada a querer avanzarlo o terminarlo, en especial cuando es algo chiquito. Pero creo que entre empezar y terminar una tarea, no deberíamos tener muchas distracciones para hacer lo mejor de nuestro tiempo, y para que comencemos a notar cambios en nuestra productividad.

CUATRO // ¿Lista de pendientes o anotar lo que has hecho en el día?

Algunas técnicas de productividad, mencionan el hacer una lista de pendientes una noche antes o en la mañanita, y otras mencionan el hacer una lista al final del día repasando todo lo que hiciste. ¿Cuál hago yo? De cierta forma, hago las dos.

Hablemos con un poquito más de detalle sobre cada una, para contarles cómo las manejo:

1. Lista de pendientes: dividir tu lista de pendientes por categorías, me resulta esencial. Si bien quiero tener 3 tareas principales definidas en el día, no quiero que tooooodas sean solo relacionadas al trabajo, ni que tampoco las tres sean solo relacionadas a mi vida personal. Por eso prefiero hacer listas separadas, para que haya un balance.

Para el trabajo

Personalmente, yo hago mi lista de tareas del trabajo utilizando OneNote, hay una opción para hacerlo a modo de checklist y conforme voy ejecutando una tarea, voy poniéndole check. Lo bueno de esto (más adelante les diré lo positivo) es que no tacha TODA la línea, solo pone el check en el recuadro. Así como en la siguiente imagen:

Adicionalmente, les contaré que tiene la opción de colocar una estrella al costado si es algo importante, o un signo de pregunta para recordar algo más, e incluso puedes crear tus propias etiquetas.

Utilizar OneNote me ha ayudado muchísimo, se guarda automáticamente y es súper fácil de usar. Quizás muchas de ustedes ya lo usan, pero yo recién lo uso desde hace un par de años y hasta ahora me ha funcionado muy bien.

Si quieren que les cuente cómo utilizarlo a detalle, coméntenme para poder crear un nuevo post o ver la forma de enseñarles, escríbanme por DM si gustan.

Para mi vida personal

Para este caso en particular, uso una agenda en físico. Es como lo he venido trabajando hace años y lo que más me funciona. Me gustaría pronto volverme mucho más digital, pero iré paso a paso. Total, ¿qué más digital que tener un blog? Jajaja

Por último, un tip adicional al tener una lista de pendientes es que conforme te vayas acordando de nuevos pendientes o vayan apareciendo, anda anotándolos en tu lista, pero solo anótalos, no interrumpas lo que estás haciendo para hacerlo.

2. Anotar lo que has hecho en el día: lo beneficioso de esto, es que puede darte un boost de confianza al ver cuán productivo has sido por todas las tareas que has logrado hacer. Y digo que de cierta forma hago ambas, porque si se dan cuenta, al tener todo marcado con un check, al final del día puedo ver qué es lo que he hecho y cuánto he podido avanzar.

También procuro identificar cuáles son las que no acabé, y ver porqué no las culminé.

CINCO // Priorizar

¡P r i o r i z a r! En el transcurso de volverme más productiva, ha sido necesario que priorice mis tareas. Hay que ser realistas al momento de priorizar, ya que no podemos hacer de todo y no todo es urgente. Hay que saber diferenciar.

Al igual que en el centro de emergencias de un hospital, hay cosas urgentes, y hay otras importantes, el aprender a identificarlo hará que nos encarguemos de hacer lo que más importa primero, para después dejar esas tareitas en las que no tenemos una fecha límite tan pronta.

SEIS // Segmentar

Esto de aquí quizás no te haga muuucho más productiva, pero es probable que te HARÁ sentir productiva, porque te será más fácil llegar a las metas que te propones.

Me refiero a que si tienes una separata de la universidad, o un libro, o algún pendiente que pueda tener subdivisiones (por ejemplo, como capítulos), establezcas objetivos diarios porque sentirás que es más fácil cumplirlo.

SIETE // Evitar distracciones

Y llegamos al último, pero no menos importante. Para evitar distracciones, no me refiero solamente a apagar las notificaciones y encerrarte tu oficina, también me refiero a las cosas que tenemos encima del escritorio.

Para mí, no hay nada como tener un escritorio limpio y organizado, y que mi alrededor también se vea así me impulsa a empezar. Quizás no a todos les pase, pero intenta tomarte 10 minutitos de tu día antes de empezar a trabajar para que ordenes rápidamente todo lo que puedas, y lleves a donde estás lo que necesitas para que no estés parándote a cada rato. Asegúrate de llevar solo lo que necesitas, para que tu escritorio no esté cargado de cosas que puedan ser una distracción.

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Recuerden que ser productivo no necesariamente implica trabajar más, sino utilizar tu tiempo de mejor manera.

Si quieres, esta semana, podrías empezar solo con uno de estos tips y aplicarlo. Si te funciona, la próxima semana podrías ir adicionando uno más a tu lista y así sucesivamente.

Me cuentas qué te pareció este post. Me encantaría saber tus comentarios.

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Nos leemos pronto.

Un abrazo,

Andre