11 Tips | Reuniones más productivas

Hello, hello!

Y seguimos en cuarentena, las semanas pasan y muchos continuamos trabajando desde casa. Para muchos nos parece una forma más fácil de organizarnos, pero para otros ha resultado un problema. Así que por eso, parte de lo que he estado escribiendo en el blog ha sido sobre cómo ser más productivos, dándote ciertos tips que a mí me funcionan y que recomiendo de todas maneras.

En esta ocasión les voy a hablar de las reuniones de trabajo. Dentro de estas, tenemos algunas muy productivas y otras no tanto. Quizás en algunos casos, cuando nos invitan a una reunión de trabajo, puede que no esté a tu alcance hacer algunos cambios... pero, si es que nosotros lideramos esa reunión, tenemos en nuestro poder el hacer de esta una reunión 100% productiva.

La pregunta es, ¿cómo lo logramos?

Pues hay varios tips que creo que podrán servirte, y te los voy a contar a continuación:

UNO // Separa el espacio en el calendario

Ahora con tanta tecnología que manejamos, es muy fácil no solo calendarizar la reunión, sino también ver la disponibilidad del resto (por ejemplo, en Outlook). Para los que no tienen esta opción, es ideal que pregunten o envíen la invitación con anticipación, para que los participantes tengan chance de verlo y poder proponer otra hora en caso se les cruce con algo.

Separando el espacio y explicando qué es lo que hablaran en la reunión, también hará que las personas vayan preparadas ese día, ya sea con el material que puede que se les pida presentar o con información relevante del tema.

DOS // Coloca el tiempo que (de verdad) crees que va a tomar

Muchas veces sucede que calendarizamos reuniones de 1 hora, y terminan durando 2 o 3. Poner el tiempo que sabes que va a tomar, será ideal para que todos se organicen mejor. Sabrán cuánto tiempo no estarán disponibles para otras cosas y podrán estar concentrados a full en la reunión, porque ya habrán tenido chance de prever.

Ahora, ¿cómo sabemos cuánto tiempo nos tomará una reunión? Con la practica uno más o menos va calculando. Pero saber qué temas se van a tocar es la mejor guía para que puedas tener una idea de cuánto tiempo va a tomar. En el siguiente punto, hablaré un poquito más de esto.

TRES // No hacer reuniones muuuuuy largas

Puede que algunos crean que el tener reuniones súper extensas, ayuda a ver varios temas, pero basándome en mi experiencia y en lo que he leído, las reuniones largas hacen que hayan más distracciones.

Lo que sucede es que pasar tanto tiempo en una reunión, hace que de cierta forma te "prives" de resolver otros asuntos, porque obviamente le estás dedicando tiempo a esto. Entonces puede llegar un punto en el que las personas comiencen a distraerse e irse por las ramas, haciendo que la reunión cambie de rumbo y que dejemos para el último lo que en realidad debíamos hacer primero.

Considero que si es un tema muy extenso, lo dividan en partes, quizás en reuniones de no más de 1 hora y media, con el fin de asegurar la concentración de todos y también aprovechar en ir dejando "tareas" que se pueden revisar en las reuniones de follow up.

CUATRO // Ser puntual

Esto de aquí es algo que no solo debe aplicar a las reuniones, sino a (creo que) todo en la vida. La puntualidad, no solo es cuestión de costumbre y ya, sino también es una manera de demostrarle respeto a los demás. Incluso hará que todos se den cuenta de que esa reunión se está dando por una razón importante a la que le debemos un tiempo que queremos cumplir.

CINCO // Crear una agenda de reunión

Este es un mega tip de la organización. Revisa a detalle qué es lo que vas a hablar en esa reunión, cuáles son esos temas que quieres tocar. Esto puedes ir haciéndolo incluso días antes de avisarle a los demás; desde el momento en el que decides que es necesario tener una reunión, puedes ir apuntando de qué vas a hablar, y poco a poco armar una agenda de los temas a tocar.

Considero importante que esta agenda se comparta con los participantes, y que idealmente se mencione rápidamente al inicio de la reunión, para que todos repasen qué es lo que verán y en qué orden.

SEIS // Usar la manito

Ahora último lo he estado usando un poco más (desde que Teams tiene esta opción). La verdad, no siempre lo uso, en especial si las reuniones son con poquitas personas, pero si hay más de 4 o 5, considero que debe haber un orden al hablar. No es que recomiende "alzar la mano" como la única opción, pero creo que puede ser una buena solución para los grupos en los que unos hablan encima de otros y hace que se genere desorden.

SIETE // No distracciones

Esto me recuerda a lo que les comenté en un par de post atrás acerca del multitasking. El hacer varias cosas a la vez, no implica hacerlas bien. Funciona igual para las reuniones. Para mí, hay dos maneras de gestionar una reunión:

1. Dedicarle una hora completa solo a la reunión.

2. Dedicarle 2 horas a esa misma reunión, pero involucrando llamadas telefónicas, correos que por ahí salieron y son necesarios responder, distracciones (que de por sí en toda reunión se dan).

Entonces, quizás si utilizaramos la opción 1, acabada esa hora podríamos hacer todas esas cosas que son importantes ejecutar sin que implique utilizar el tiempo de la reunión.

OJITO, OJITO, siempre pueden ocurrir percances, y urgencias que se tienen que resolver en el instante, así que, como siempre las excepciones son bienvenidas :).

OCHO // Llegar a conclusiones

Al final de la reunión, me parece ideal que en base a lo que se vio en la agenda, se lleguen a conclusiones. Estas conclusiones pueden ser acciones que tienen que ejecutarse y darles seguimiento, o simplemente temas que tenían que mencionarse para conocimiento de todos. Pero me parece importante que al final de la reunión, en una línea se vayan resumiendo las conclusiones a las que se han llegado a modo de cierre, repasando qué han visto.

NUEVE // Enviar acta de reunión

Quizás no para todas las reuniones consideren necesario esto, pero al menos en las que se llegan a acuerdos y en las que se delegan responsabilidades, me parece muy útil. Con enviar esta acta, podrás evitar después los clásicos: "Yo no entendí eso", "Pero eso no me tocaba hacer a mí", "Eso no lo dijeron en la reunión".

No sé si ustedes han escuchado algunas de esas frases, pero para mí sí son conocidas. Entonces creo que el acta de reunión, puede evitar este tipo de situaciones. Además, ya saben que como siempre... ¡papelito manda! (#correitomanda).

DIEZ // Rotar funciones

En la reuniones casi siempre hay varios responsables: el que presenta, el que anota, el que hace seguimiento, etc.

En uno de mis trabajos (cuando era practicante), me enseñaron la importancia de rotar funciones.

Para muchas personas, el presentar o estar a cargo de la reunión puede implicar ciertos nervios, entonces (como todos) puede que al inicio requiramos cierto apoyo, pero después poco a poco creo que es importante ir soltando y darle oportunidad a otros de liderar la reunión. Esto nos ayudará a expresarnos mejor y principalmente a empoderarnos.

No debe ser la misma persona la que hace el acta de reunión siempre, al igual que con la presentación, considero que debemos darle chance a todos de poder realizarla. Así también puedes conocer otros puntos de vista y reconocer nuevas habilidades de las personas para resumir lo más importante.

ONCE // ¿Reunión, llamada o correo?

Y llegamos al último, pero no menos importante. Es más, creo que es el más importante de todos para que una reunión sea 100% productiva. Lo más importante es saber si esa reunión es realmente necesaria.

He visto mucho memes y chistes que crean entorno a reuniones de trabajo que pudieron solucionarse con una llamada o un correo.

A algunas personas les cuesta diferenciar qué deben hacer, lo que ocasiona que tengan llamadas de 1 hora y reuniones de 10 minutos y correos de 15 párrafos. #SayWhat?

En realidad, todo va a depender del criterio de cada uno, y lo que te voy a decir a continuación, no es que aplique para 100% de los casos (porque siempre hay excepciones), pero igual te comparto lo que a mí me funciona:

1. Llamada: Ideal para responder a dudas puntuales, o para hacer recordatorios importantes y pequeños.

2. Correo: Ideal para sintetizar, enviar acta de reuniones, enviar algún archivo, delegar funciones, recalcar lo conversado en una llamada o en una reunión, o para compartir información que no necesita feedback, sino más bien es algo que funciona a modo informativo.

3. Reunión: Ideal si vas a tener que compartir pantalla, si vas llegar a conclusiones muy importantes, si vas a querer comunicarte con más de 1 persona a la vez o tocar temas un poco más extensos.

No es necesario que elijas uno a toda costa, definitivamente pueden haber combinaciones: correo y luego llamada, reunión y luego correo, reunión y después llamada, etc.

**

Ya para finalizar, solo quiero decirles que obviamente no hay ninguna reunión perfecta, en todas las reuniones pueden pasar cosas que no hemos planeado, pueden haber pequeños minutos de distracción, pueden haber ciertas eventualidades que no impidan empezar en el momento que fijamos, etc.

Este post, no es con el fin de juzgar a nadie en cómo ha manejado sus reuniones hasta ahora o en cómo planea manejarlas de ahora en adelante, solo les brindo los tips que a mí me funcionan, y los que me permiten llevar un orden en las reuniones que pongo en mi calendario.

Espero que a ustedes les sirva todo esto tanto como a mí o más.

Cuéntame que si te gusta este tipo de contenido o de qué otro tema quisieras que hable.

Y finalmente les deseo un feliz día del padre a todos aquellos que cumplen ese rol.

**

Nos leemos pronto.

Un abrazo,

Andre